برگزاری کارگاه «آشنایی با فرایند رف‌خوانی در نرم‌افزار سامان»

به گزارش روابط عمومی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، کارگاه آموزشی «آشنایی با فرایند رف خوانی در نرم‌افزار سامان» روز ۲۵ اردیبهشت‌ماه با حضور دکتر مهردخت وزیرپور، مشاور دبیرکل نهاد؛ محمدربیع احمدخانی، مدیرکل توسعه کتابخانه‌ها و مشارکت‌های نهاد و ۳۲ کتابدار به‌عنوان نمایندگانی از تمامی استان‌ها آغاز به کار کرد.

در ابتدای این نشست محمدربیع احمدخانی، مدیرکل توسعه کتابخانه‌ها و مشارکت‌های نهاد ضمن خیرمقدم به حاضرین، تشکیل این جلسه را فرصت مغتنمی برای تبادل تجربه و درنهایت رشد و توسعه فرهنگ کتابخوانی در کشور دانست و گفت: ان شاالله با تلاش و جدیت شما بزرگواران تمامی مسائل مربوط به حوزه فنی کتابخانه‌های عمومی به نحو احسن انجام شود.

حال خوب یک کتابخانه حاصل فعالیت صادقانه کتابدار آن است

در ادامه دکتر مهردخت وزیرپور ضمن ابراز خرسندی از حضور در جمع کتابداران، اظهار داشت: کار کتابخانه‌ها بسیار است؛ اما به‌واقع کارشناس کتابخانه، ‌ قلب تپنده یک کتابخانه است و حال خوب یک کتابخانه حاصل فعالیت صادقانه کتابدار آن است.

وی ادامه داد: بسیار خرسندم که در ستاد همکارانی داریم که به فکر تسهیل و افزایش سرعت عمل کار کتابداری هستند؛ همگی می‌دانیم که رف‌خوانی، فرایندی بسیار پرزحمت و زمان‌بر بوده است که با پیش‌بینی این امکان در نرم‌افزار سامان، امروز گامی در جهت سرعت عمل و دقت نظر در انجام این فرایند برداشته شد. برای من به‌عنوان کتابداری که ۴۰ سال در این حوزه عاشقانه فعالیت می‌کند، ‌ دیدن پیشرفت کتابخانه‌ها بسیار ارزشمند است؛ ‌ چراکه با رونق کتابخانه‌ها و افزایش مراجعین، ‌ فرهنگ کتابخوانی ترویج می‌یابد؛ شما در نیل به این هدف نقش برجسته‌ای دارید و امیدوارم که با موفقیت در این مسیر پیش روید.

افزایش سرعت و دقت فرایند رف‌خوانی در سامان با کاهش دخالت نیروی انسانی

در ادامه مهدی حسینی، رئیس اداره سامانه مدیریت کتابخانه هدف از برگزاری این کارگاه آموزشی را آشنایی با فضای رف خوانی در نرم‌افزار سامان دانست و در این خصوص گفت: حدود ۵ سال است که رف‌خوانی در کتابخانه‌ها انجام نشده و به‌تبع آن آمار دقیقی از موجودی کتابخانه‌ها در دست نیست؛ به‌این‌ترتیب آمار موجود در نرم‌افزار سامان اعم از موجودی منابع، مفقودی‌ها، وجین شده‌ها، ‌برنگشته ها و... تنها با انجام رف‌خوانی، تطبیق آمارها و تغییر وضعیت‌های لازم اصلاح خواهد شد. این فرایند که پیش‌ازاین به‌صورت دستی انجام می‌شد، در تعامل با اداره کل فناوری اطلاعات، در نرم‌افزار سامان نیز پیش‌بینی و راه‌اندازی شد؛ این امکان که پس از چندین مرحله ارزیابی، در ۱۸ کتابخانه از سه استان کشور به‌صورت آزمایشی به اجرا درآمد و اکنون آماده بهره‌برداری است، ‌ با کاهش دخالت نیروی انسانی و افزایش سرعت و دقت، میزان خطا را کاهش و امکان گزارش‌گیری را برای رفع نیازهای مدیریتی فراهم خواهد کرد.

الزامات رف‌خوانی

وی در ادامه به بیان الزامات و پیش‌نیازهای رف‌خوانی پرداخت و گفت: در گام نخست لازم است داده‌های موجود در نرم‌افزار مدیریت کتابخانه اصلاح شود، چراکه برای انجام رف خوانی سیاهه موجودی کتابخانه با داده‌های موجود در نرم‌افزار تطبیق داده خواهد شد. حذف بخش‌های زائد، مرتب‌سازی صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما، بررسی بارکدها و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش و ناخوانا و وجود بارکد خوان بی‌سیم از ضروریات انجام فرایند رف‌خوانی است.

مراحل فرایند رف‌خوانی در سامانه مدیریت

حسینی با ارائه توضیحاتی در خصوص ویژگی‌های دستگاه بارکدخوان، شیوه استفاده و شیوه صحیح اسکن بارکد کتاب‌ها، ادامه داد: گام اول رف‌خوانی این است که کتابداران فایل اکسلی ایجاد و نام آن را به نام بخش موردنظر (برای مثال بخش کودک) تغییر دهند؛ سپس بارکد کتاب با استفاده از دستگاه بارکد خوان اسکن و شماره بارکدها به‌صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج می‌شود؛ مرحله نهایی نیز ذخیره فایل موردنظر خواهد بود. با تکمیل سیاهه برداری از موجودی کتابخانه و تهیه فایل‌های اکسل جداگانه برای بخش‌های مشخص‌شده در نرم‌افزار، فرایند رف‌خوانی آغاز خواهد شد. در سامانه مدیریت، منوی رف خوانی، ذیل گزینه آماده‌سازی کتاب قرار گرفته است و مواردی همچون مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، آپلود فایل سیاهه برداری، گزارش سیاهه برداری، تغییر وضعیت منابع، تغییر وضعیت منابع امانتی در اختیار مسئول کتابخانه قرار می‌گیرد. درواقع فرایند سیاهه‌برداری با مشارکت تمامی کتابداران انجام می‌شود، اما امکان آپلود فایل سیاهه برداری، تغییر وضعیت‌ها و فعال‌سازی فرایند رف‌خوانی تنها برای مسئول کتابخانه تعریف ‌شده است.

وی ادامه داد: در بخش مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، با انتخاب گزینه «آغاز فرایند»، ‌رف خوانی در کتابخانه عملاً آغاز می‌شود؛ به‌این‌ترتیب امکان آپلود فایل، دسترسی به گزارش سیاهه برداری و تغییر وضعیت در سامانه مدیریت فراهم خواهد شد. پس از اتمام امور مربوط به رف‌خوانی اعم از آپلود فایل‌ها، دریافت گزارش مغایرت‌ها، ‌بررسی و تغییر وضعیت‌های موردنیاز، با انتخاب گزینه «اتمام فرایند» عملیات رف خوانی به پایان می‌رسد و سیستم پس از تطبیق فایل‌های آپلود شده و داده‌های موجود در نرم‌افزار، گزارش نهایی را ارائه می‌دهد. در این مرحله، گام آخر اصلاح مغایرت‌های گزارش شده است؛ تغییر وضعیت منابع در رف‌خوانی به دو شکل انجام می‌شود؛ نخست، تغییر وضعیت دسته‌ای با استفاده از سامان. در این شیوه برخی از منابع که به‌طور مثال وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، مفقود و در مخزن موجود است، به‌صورت دسته‌ای و یکجا تغییر وضعیت می‌یابد؛ دوم، تغییر وضعیت منابع امانتی و برنگشته به موجود. بر این اساس منابعی که وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، ‌امانت یا برنگشته است اما در مخزن موجود است، امکان تغییر وضعیت آن‌ها فراهم می‌شود.

بخش پایانی این کارگاه آموزشی نیز به آشنایی عملی با فرایند رف‌خوانی در نرم‌افزار سامان اختصاص یافت.